従業員を採用した際に気をつけなきゃ危険？中小企業の経営者が知って欲しい手続き！
こんにちは、TDです。
数あるメンバーから選定して、いざ採用はしたが、手続きを何もしてなかった！という中小企業者は多いかと思います。
また知らないで雇い続けて手続きをしていなかったということで、裁判になってしまうケースもありました。
このような事を避けるためにも、最低限の手続きは最初の段階で終わらせてた方が安心です。
いま雇用してる方は大丈夫かな？と心配してる方も、いま一度確認してみるのも良いかと思います！
目次
なぜ国は何も言ってこないのか？
よく言われる案件として「何かあれば国が言ってくるでしょ」という考え方の方もいますが、国は一人一人の事を管理できないため、採用したのもわかりません。
こちらから何かしら採用したアクションを国にすれば、情報がありますが、それまでは何もわかりません。
そのためにも自ら社会保険の加入、雇用保険の加入は入社した際に届出を提出する必要があります。
ではなぜバレる時もあるのか？
何も提出していないのに、なぜ別の会社で働いている事がバレることもあるのか？
情報網は色々とあると思いますが、例えば会社が住民税の申告や税務調査などで、個人の情報を国の方に提出ケースがあります。
その流れで個人の情報が確保でき、何か未納だったり不誠実の事をしているようであれば、指摘される可能性があります。
では実際に従業員を採用した際に一般的に必要になってくるのか？
ざっくり言ってしまえば
- 社会保険の加入
- 雇用保険の加入
- 労働契約書
- 入社誓約書
- 住民税の切替
これらは早めに終わらせてた方が良いかと思います。
一つずつ見ていきたいと思います。
①社会保険の加入
・基本的には会社を設立した際に会社として社会保険の加入をします。
社会保険の「新規適用届」を提出していると思いますので、後は社会保険の「資格取得届」を管轄の日本年金機構に提出すれば終わりです！
その際に必要になってくる項目が何点かあります！
- 名前
- 性別
- フリガナ
- 生年月日
- マイナンバー
これからが必要になってくるので、必要書類を受け取ってください！
※年金手帳に記載している、「基礎年金番号」でも加入することができます。
その際はその方の「住所」が必要になってきます。マイナンバーの時は住所は必要ありません。
※またマイナンバーは基本的には「通知カードorマイナンバーカード」を持っていると思いますが、無くしたという方も多々います！
その際は住民票を発行する際にマイナンバー有りで発行すればマイナンバーも記載しています！
扶養の確認
もし新しい方に扶養している方がいましたら、「社会保険の異動届」を提出する必要があります！
またその際に必要な項目があります。
- ※年金手帳に記載している、「基礎年金番号」でも加入することができます。
※扶養に関しては「基礎年金番号」での加入が出来ないので、注意してください。
※「住民票」があれば全ての内容が記載していますので、おすすめです。
②雇用保険の加入
管轄は労働基準監督署・ハローワークです。
社会保険と同様、会社として雇用保険を加入できる準備として雇用保険の「新規適用届」を提出する必要があります。
その準備が出来次第、従業員を加入する際に何点か必要事項があります。
- 名前
- 性別
- フリガナ
- 生年月日
- マイナンバー
- 雇用保険番号 もしくは 前職の会社名と住所
社会保険の手続きが終わっていれば、雇用保険では「雇用保険番号」という数字が必要になってきます。
もしわからない場合は最悪「会社名・その住所」でも加入することもできますが、できれば雇用保険番号の取得をお願いします。
本来は入社した際に「雇用保険被保険者証」というものをもらえるので、そこにしか書いていない番号になりますので、もしなくした場合は前職の人事や管轄のハローワークに問い合わせることになります。
労働契約書
中小企業では作成しない方が多いですが、社会保険も調査ありますし、税務調査の時にも提出を求められる事がありますので、作成はしていた方がいいかと思います。
ネットなどで探せばテンプレなどがありますので、それで作成してもいいと思いますし、専門の社労士などにお願いしても良いかと思います。
どのような時に必要になってくるのか？
例えば、税務調査であれば給与なのか外注費なのか？明確にするための一つの材料としても必要になってきます。
また現在では経営者よりも労働者の方が優しい世界になっていますので、口約束で決めた労働契約でも、労働者が訴えてきた時は、負ける可能性が高くなります。
そのためにもしっかりと「労働契約書」は組んだ方がいいです。
労働誓約書
一般的な賃金とか拘束時間など除いた他のルールを誓約する書類です。
例えば、保証はそちらが何割か負担するなどを記載します。
ただ、この誓約書は労働者の不利な内容を記載しており、最初に同意をしたが、実際にそれが発生すると揉める思います。
そのための労働誓約書なのですが、あまりにも不利な労働誓約書は裁判があっても負ける可能性があります。
もし責任うんぬんなど作成する際は、専門の社労士などに一度相談した方が良いです。
そのような事が特になければ「労働契約書」のみで良いかと思います。
また上記2つの「労働契約書」「労働誓約書」は一度作成して変更する場合がとても面倒なので、もし作成する際はしっかりと確認して、従業員にお渡しください。
住民税の切替
会社は従業員さんの住民税を代わりに払って給与で天引きしてあげないといけません。
そのため新しい方が入社した際に「給与支払報告書特別徴収に係る給与所得者異動届」という届出をその従業員の管轄の市町村に提出する必要があります。
もしこれを提出しない場合は、個人の自宅に納付書が届くので、自分で払うと言うのであれば、それはそれでよろしいかと思います。
基本的には会社が立替支払うやり方、特別徴収（会社が払って、給与で天引き）を会社はしないといけません。
ただどうしても、自分で払うと強く言ってきた場合、普通徴収（自分の納付書は自分で支払う）をしても良いかと思います。
毎年1月には従業員全員文の給与支払い報告書を管轄の市区町村に提出するので、ずっと普通徴収すると言うことはできないです。
まとめ
中小企業の方は基本的に契約関係は後回しにしている方は多く感じます。
しっかりやっている方もいますが、従業員と揉めない為にも書類はしっかりと固めてる方が安全です。
ただ、適当に作成しても間違えだらけであれば、白紙同然なので、作成するならちゃんとしたものを作っていた方がいいです。
あまりないと思いますが、社会保険の場合は「社会保険証」がもらえるので、加入している事がわかりますが、雇用保険に関しては最初に加入しました。という紙はもらえますが、保健証みたいに常時確認できる感じではないので、たまに加入していない方もいたりします。
退職後、失業手当など受け取る際に雇用保険の加入義務がありますので、もし加入していなければ、揉める原因になるので、今一度確認した方がよろしいかと思います。
一年に一度は労働関係の見直しをお勧めします。